Đối với dân văn phòng, Microsoft Office là một ứng dụng không thể thiếu. Một trong số những công cụ được sử dụng nhiều nhất trong bộ ứng dụng văn phòng này là Microsoft Word,

với những phiên bảnWord  trước đây như Word 97 hay 2003 hoạt động khá nhanh bởi chúng rất gọn nhẹ nhưng điểm yếu của chúng lại là giao diện trông không được đẹp và có quá ít tính năng. Trong khi đó những phiên bảnWord mới hơn thì lại rất phong phú về tính năng và giao diện nhằm hỗ trợ dân “bàn giấy” được tốt hơn. Cũng bởi Microsoft đã bổ sung thêm nhiều tính năng mới nên ứng dụng này đã có phần trở nên chậm chạp hơn, nhất là khi hoạt động trên những máy tính cấu hình yếu. Chắc chắn một điều là chúng ta không thể dùng mãi Word 2003 nhưng để có thể sử dụng hiệu quả các phiên bản Word 2007 hay 2010 với tốc độ nhanh hơn thì bạn cần phải áp dụng một số tinh chỉnh đặc biệt. Dưới đây là tổng hợp các cách giúp bạn có thể tăng tốc cho Word 2007 và 2010.

1. Tắt tính năng Background Repagination

Tính năng Background Repagination cho phép Word tự động đánh số trang trên văn bản khi chương trình ở trạng thái idle, đồng thời nó cũng hiển thị số trang trên thanh status bar. Tuy nhiên, điều này lại làm ảnh hưởng đến tốc độ xử lý của Word, do vậy bạn có thể tắt bỏ tính năng này nếu thấy không thực sự cần thiết để cải thiện hiệu năng của Word.

Để có thể tắt Background Repagination trong Word 2007, đầu tiên bạn hãy chắc chắn rằng Word không ở trong chế độ Print Layout (chế độ thường dùng xem trước khi in). Tiếp theo, bạn hãy bấm vào tab View rồi chọn Draft trong phần Document Views.

Đối với Word 2010, bạn hãy bấm tab File rồi chọn Options. Hộp thoại Word Options sẽ xuất hiện và bạn chọn mục Advanced ở menu bên trái rồi bỏ đánh dấu tại ô Enable background repagination. Cuối cùng bạn hãy nhấn OK để đóng hộp thoại lưu lại các thiết lập.

2. Tắt các add-ins không cần thiết

Microsoft Word hỗ trợ rất nhiều tính năng nhưng rất nhiều tính năng không được sử dụng mà vẫn được kích hoạt ở chế độ mặc định. Chúng cũng là nguyên nhân khiến Word “ì ạch” và khó sử dụng hơn.

Để tắt bỏ các tính năng không cần thiết, bạn hãy mở hộp thoại Word Options như trên rồi chọn Add-Ins ở menu bên trái. Đối với Word 2007, bạn hãy bấm nút Microsoft Office Button mang biểu tượng của bộ công cụ Office sau đó chọn Word Options để mở hộp thoại này lên.

Một danh sách hiển thị các Add-in theo nhóm sẽ hiện ra bao gồm cả những add-in đang trong trạng thái hoạt động và chưa được kích hoạt.

Bạn hãy chọn những add–in tương ứng cần tắt ở cột Type.

Sau đó bạn hãy chọn đúng loại add-in tương ứng trong mục Manage ở phía dưới rồi nhấn Go.

Một hộp thoại khác sẽ hiện ra, bạn có thể bỏ chọn đánh dấu ở tất cả các ô sau đó bấm OK để lưu các thiết lập.

Bạn có thể thắc mắc là mục Document Inspector nằm trong cột Type, nhưng lại không có Document Inspector nằm trong trong danh sách Manage, lý do là chúng được quản lý và hoạt động ở vị trí khác nhau. Cụ thể thì các add–in này sẽ cho phép người dùng kiểm tra các thành phần metadata cùng với một số thông tin cá nhân khác được tự động kích hoạt khi mở văn bản.

Để tắt Document Inspector trong Word 2010, bạn hãy bấm vào tab File và chọn Info ở phía bên trái sau đó chọn tiếp chức năng Check for issues rồi chọn Inspect Document từ danh sách hiển thị. Đối vớiWord 2007, bạn hãy nhấn nút Office Button và chọn Prepare và Inspect Document từ các menu nhỏ hiện ra.

Cửa sổ Document Inspector sẽ hiện ra, bạn hãy chọn thành phần mà mình muốn kiểm tra rồi nhấn Inspect. Lưu ý: Tùy chọn Invisible Content chỉ có trong Word 2010 nên bạn sẽ không thể thấy nó trongWord 2007.

Sau đó, bạn có thể chọn Remove All ở phía bên phải mỗi kết quả được trả về từ quá trình kiểm tra để loại bỏ các add-in của Document Inspector.

Lưu ý: Bạn hãy chắc chắn trước khi bấm vào Remove All vì một số nội dung sẽ không thể phục hồi khi bạn bấm vào nút này

3. Tắt bỏ các tính năng khác của Word

Tắt bất kỳ một trong các tính năng dưới đây có thể không làm cải thiện hiệu năng của Word được nhiều nhưng nếu bạn tắt tất cả chúng đi Word sẽ nhanh hơn thấy rõ. Để tắt các tùy chọn này, bạn hãy mở hộp thoại Word Options lên.

Tính năng đầu tiên có thể tắt là Show text animation, nó cho phép bạn định dạng văn bản bằng cách sử dụng các hiệu ứng ảnh động có sẵn trong Word. Khi bạn sử dụng tính năng này, hiệu năng của Wordsẽ bị giảm đi do phải xử lý nhiều hơn vì vậy nếu muốn nâng cao hiệu năng của Word, bạn có thể tắt nó đi. Để tắt tính năng Show text animation, bạn hãy bấm Advanced ở menu bên trái và chuyển đến mục Show document content rồi bỏ dánh dấu ở ô Show text animation.

Menu Advanced còn có tùy chọn Provide feedback with animation nằm ở mục General cho phép bạn gửi phản hồi cho các nhà phát triển của Word dưới dạng ảnh động và các hiệu ứng. Bạn nên tắt tính năng này đi nếu thấy Word của mình hoạt động ổn định.

Khi sử dụng AutoShapes, bạn có thể thấy rằng khi chèn thêm 1 đối tượng thì sẽ xuất hiện thêm 1 đường kẻ xung quanh đối tượng đó và được sử dụng để căn chỉnh và sắp xếp các thành phần khác trong hình vẽ. Nếu chỉ chèn 1 đối tượng đơn giản trong AutoShapes thì có lẽ là bạn cũng sẽ không cần phải sử dụng tính năng này. Vậy thì bạn có thể tắt nó đi ở mục Editing của menu Advanced thông qua việc bỏ đánh dấu tại ô Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes.

Một tùy chọn khác cũng không quá quan trọng nằm trong menu Advanced đó là Print in Background.Print in Background cho phép người dùng tiếp tục làm việc trong khi in văn bản. Với tốc độ của máy tính và máy in hiện nay thì tính năng này là không cần thiết và bạn nên tắt nó đi ở ô chọn cùng tên trong mục Print của menu Advanced.

Cũng nằm trong hộp thoại Word Options, tùy chọn Proofing cung cấp một số phương thức để kiểm tra chính tả và ngữ pháp khi soạn thảo văn bản. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm hạn chế hiệu năng của Word và gây rối mắt do đó nếu bạn tự tin vào khả năng soạn thảo và trình độ ngữ pháp của bản thân thì có thể vô hiệu hóa tính năng này bằng cách bỏ đánh dấu tại các ô Check spelling as you type và Mark grammar errors as you type.

Ngoài ra Word cũng có tùy chọn tự động định dạng ký tự theo nhiều kiểu khác nhau. Nếu cảm thấy tính năng này gây phiền nhiễu thì bạn cũng có thể tắt nó đi. Để thực hiện việc này, bạn hãy bấm vào nút AutoCorrect Options trong phần Proofing.

Cửa sổ điều khiển chính của AutoCorrect sẽ hiện ra, bạn hãy chọn thẻ AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu tại những ô có chức năng tương ứng rồi bấm OK để đóng hộp thoại và lưu lại các thay đổi.

Với những tính năng mới được thêm vào qua các phiên bản, Word ngày càng đa năng hơn. Tuy nhiên để có được sự đa năng đó thì phần mềm soạn thảo văn bản của Microsoft cũng trở nên cồng kếnh và chậm chạp hơn, đặc biệt là trên các máy có cấu hình thấp, hiện tượng “đơ” và chữ hiện ra sau khi đánh máy là hoàn toàn dễ hiểu. Vì vậy việc chỉnh sửa lại Word để nó hoạt động tốt hơn là một điều khá cần thiết đối với dân văn phòng nói riêng và với người sử dụng máy tính nói chung.

Chúc các bạn thành công.