OFFICIAL:   Hello? WOMAN:    Oh, hello. I wanted to enquire about hiring a room in the Village Hall, for the evening of September the first. OFFICIAL:   Let me just see … Yes, we have both rooms available that evening. There’s our Main Hall – that’s got seating for 200 (Example) people. Or there’s the Charlton Room … WOMAN:    Sorry? OFFICIAL:   The Charlton (Q1) Room – C-H-A-R-L-T-O-N. That’s got seating for up to one hundred. WOMAN:    Well, we’re organising a dinner to raise money for a charity, and we’re hoping for at least 150 people, so I think we’ll go for the Main Hall. How much would that cost? OFFICIAL:   Let’s see. You wanted it for the evening of September 1st? WOMAN:    Yes, that’s a Saturday. OFFICIAL:   So from six pm to midnight that’d be £115 (Q2) – that’s the weekend price, it’s £75 on weekdays. WOMAN:    That’s all right. OFFICIAL:   And I have to tell you there’s also a deposit of £250, which is returnable of course as long as there’s no damage. But we do insist that this is paid in cash (Q3), we don’t take cards for that. You can pay the actual rent of the room however you like though – cash, credit card, cheque … WOMAN:    Oh, well I suppose that’s OK. So does the charge include use of tables and chairs and so on? OFFICIAL:   Oh, yes. WOMAN:    And what about parking? (Q4) OFFICIAL:   Yeah, that’s all included. The only thing that isn’t includes is … you said you were organising a dinner? WOMAN:    Yeah. OFFICIAL:   Well, you’ll have to pay extra for the kitchen if you want to use that. It’s £25. It’s got very good facilities – good quality cookers and fridges and so on. WOMAN:    OK, well I suppose that’s all right. We can cover the cost in our entry charges. OFFICIAL:   Right. So I’ll make a note of that. Now there are just one or two things you need to think about before the event. For example, you’ll have to see about getting a licence if you’re planning to have any music during the meal. (Q5) WOMAN:    Oh, really? OFFICIAL:   It’s quite straightforward, I’ll give you the details later on. And about a week or ten days before your event you’ll need to contact the caretaker, that’s Mr Evans, to make the arrangements for entry (Q6) – he’ll sort that out with you. WOMAN:    And do I give him the payment as well? OFFICIAL:   No, you do that directly with me. —————— WOMAN:    Right. Now is there anything I need to know about what happens during the event? OFFICIAL:   Well, as you’ll be aware, of course the building is no smoking throughout. WOMAN:    Of course. OFFICIAL:   Now, are you having a band? WOMAN:    Yes. OFFICIAL:   Well, they’ll have a lot of equipment, so rather than using the front door they should park their van round the back and use the stage door there (Q7). You can open that from inside but don’t forget to lock it at the end. WOMAN:    OK. OFFICIAL:   And talking of bands, I’m sure I don’t need to tell you this, but you must make sure that no one fiddles about with the black box by the fire door – that’s a system that cuts in when the volume reaches a certain level. It’s a legal requirement. WOMAN:    Sure. Anyway, we want people to be able to talk to one another so we don’t want anything too loud. Oh, that reminds me, we’ll be having speeches – are there any microphones available? OFFICIAL:   Yeah. Just let the caretaker know, he’ll get those for you. Right, now when the event is over we do ask that the premises are left in good condition. So there’s a locked cupboard and you’ll be informed of the code you need to open that (Q8). It’s got all the cleaning equipment, brushes and detergent and so on. WOMAN:    Right. So what do we need to do after everyone’s gone? Sweep the floors I suppose? OFFICIAL:   Well, actually they have to be washed, not just swept (Q9). Then you’ll be provided with black plastic bags, so all the rubbish must be collected up and left outside the door. WOMAN:    Of course. We’ll make sure everything’s left tidy. Oh, and I forgot to ask, I presume we can have decorations in the room? OFFICIAL:   Yes, but you must take them down afterwards. (Q10) WOMAN:    Sure. OFFICIAL:   And the chairs and tables should be stacked up neatly at the back of the room WOMAN:    I’ll make sure I’ve got a few people to help me.

CHÍNH THỨC: Xin chào? NGƯỜI PHỤ NỮ: Ồ, xin chào. Tôi muốn hỏi về việc thuê một phòng ở Tòa thị chính vào tối ngày đầu tiên của tháng Chín. CHÍNH THỨC: Để tôi xem đã… Vâng, chúng tôi có cả hai phòng trống vào tối hôm đó. Có Hội trường chính của chúng tôi – có chỗ ngồi cho 200 người (Ví dụ). Hoặc có Phòng Charlton… NGƯỜI PHỤ NỮ: Xin lỗi? CHÍNH THỨC: Phòng Charlton (Q1) – C-H-A-R-L-T-O-N. Chỗ đó có tới một trăm chỗ ngồi. PHỤ NỮ: À, chúng tôi đang tổ chức một bữa tối để quyên tiền cho một tổ chức từ thiện và chúng tôi hy vọng có ít nhất 150 người, vì vậy tôi nghĩ chúng tôi sẽ đến Hội trường Chính. Giá nó là bao nhiêu? CHÍNH THỨC: Hãy xem. Bạn muốn nó vào tối ngày 1 tháng 9? NGƯỜI PHỤ NỮ: Vâng, hôm đó là thứ bảy. CHÍNH THỨC: Vì vậy, từ sáu giờ chiều đến nửa đêm sẽ là £115 (Q2) – đó là giá cuối tuần, là £75 vào các ngày trong tuần. NGƯỜI PHỤ NỮ: Không sao đâu. CHÍNH THỨC: Và tôi phải nói với bạn rằng còn có khoản đặt cọc £250, tất nhiên số tiền này có thể được hoàn lại miễn là không có thiệt hại gì. Nhưng chúng tôi nhấn mạnh rằng khoản này được thanh toán bằng tiền mặt (Q3), chúng tôi không dùng thẻ cho việc đó. Bạn có thể trả tiền thuê phòng thực tế theo cách bạn muốn – tiền mặt, thẻ tín dụng, séc … NGƯỜI PHỤ NỮ: Ồ, tôi cho rằng điều đó ổn. Vậy phí có bao gồm phí sử dụng bàn ghế, v.v. không? CHÍNH THỨC: Ồ, vâng. NGƯỜI PHỤ NỮ: Thế còn chỗ đậu xe thì sao? (Q4) CHÍNH THỨC: Vâng, bao gồm tất cả. Điều duy nhất không bao gồm là… bạn nói bạn đang tổ chức một bữa tối? NGƯỜI PHỤ NỮ: Vâng. CHÍNH THỨC: Chà, bạn sẽ phải trả thêm tiền cho căn bếp nếu muốn sử dụng nó. Đó là £ 25. Nó có cơ sở vật chất rất tốt - bếp và tủ lạnh chất lượng tốt, v.v. NGƯỜI PHỤ NỮ: Được rồi, tôi cho rằng điều đó không sao cả. Chúng tôi có thể trang trải chi phí trong phí gia nhập của chúng tôi. CHÍNH THỨC: Đúng vậy. Vì vậy tôi sẽ ghi lại điều đó. Bây giờ chỉ có một hoặc hai điều bạn cần suy nghĩ trước sự kiện. Ví dụ: bạn sẽ phải xem xét việc xin giấy phép nếu bạn dự định nghe nhạc trong bữa ăn. (Q5) NGƯỜI PHỤ NỮ: Ồ, thật sao? CHÍNH THỨC: Việc này khá đơn giản, tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết sau. Và khoảng một tuần hoặc mười ngày trước sự kiện, bạn sẽ cần liên hệ với người chăm sóc, đó là ông Evans, để sắp xếp việc tham dự (Q6) – ông ấy sẽ giải quyết vấn đề đó với bạn. NGƯỜI PHỤ NỮ: Và tôi có trả tiền cho anh ta luôn không? CHÍNH THỨC: Không, bạn làm điều đó trực tiếp với tôi. —————— PHỤ NỮ: Đúng. Bây giờ tôi có cần biết điều gì về những gì xảy ra trong sự kiện này không? NHÂN VIÊN: Ồ, như bạn đã biết, tất nhiên tòa nhà cấm hút thuốc trong toàn bộ tòa nhà. NGƯỜI PHỤ NỮ: Tất nhiên rồi. CHÍNH THỨC: Bây giờ, bạn có ban nhạc không? NGƯỜI PHỤ NỮ: Vâng. CHÍNH THỨC: Chà, họ sẽ có rất nhiều thiết bị, vì vậy thay vì sử dụng cửa trước, họ nên đậu xe ở phía sau và sử dụng cửa sân khấu ở đó (Q7). Bạn có thể mở nó từ bên trong nhưng đừng quên khóa nó ở cuối. NGƯỜI PHỤ NỮ: Được rồi. CHÍNH THỨC: Và nói về các ban nhạc, tôi chắc chắn rằng tôi không cần phải nói với bạn điều này, nhưng bạn phải đảm bảo rằng không ai nghịch hộp đen cạnh cửa chống cháy – đó là một hệ thống sẽ ngắt khi âm lượng đạt đến mức một mức độ nhất định. Đó là một yêu cầu pháp lý. NGƯỜI PHỤ NỮ: Chắc chắn rồi. Dù sao đi nữa, chúng tôi muốn mọi người có thể nói chuyện với nhau nên không muốn bất cứ điều gì quá ồn ào. Ồ, điều đó nhắc nhở tôi, chúng ta sẽ có bài phát biểu – có micrô nào không? CHÍNH THỨC: Vâng. Chỉ cần cho người chăm sóc biết, anh ấy sẽ lấy những thứ đó cho bạn. Đúng vậy, bây giờ khi sự kiện kết thúc, chúng tôi yêu cầu cơ sở phải được giữ nguyên trong tình trạng tốt. Vì vậy, có một chiếc tủ bị khóa và bạn sẽ được thông báo về mã bạn cần để mở nó (Q8). Nó có tất cả các thiết bị làm sạch, bàn chải và chất tẩy rửa, v.v. PHỤ NỮ: Đúng. Vậy chúng ta cần làm gì sau khi mọi người đã về hết? Tôi cho là quét sàn nhà? CHÍNH THỨC: À, thực ra là phải giặt chứ không phải chỉ quét (Q9). Sau đó, bạn sẽ được cung cấp túi nhựa màu đen, vì vậy tất cả rác phải được thu gom và để ngoài cửa. NGƯỜI PHỤ NỮ: Tất nhiên rồi. Chúng tôi sẽ đảm bảo mọi thứ đều ngăn nắp. Ồ, và tôi quên hỏi, tôi đoán chúng ta có thể trang trí trong phòng? CHÍNH THỨC: Đúng vậy, nhưng sau đó bạn phải hạ chúng xuống. (Q10) NGƯỜI PHỤ NỮ: Chắc chắn rồi. CHÍNH THỨC: Và bàn ghế nên được xếp gọn gàng ở cuối phòng PHỤ NỮ: Tôi chắc chắn sẽ có vài người giúp đỡ tôi.